Mudanzas de oficinas y empresas en Madrid
Planificación por fases, continuidad de la actividad y un único responsable de principio a fin. Para quien tiene que garantizar que el lunes por la mañana todo funciona en la nueva sede.
Presupuesto firme en 24-48 h · 4,6 ★ en Google · Seguro RC ampliado · Acuerdo de confidencialidad disponible
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Historial ISO 9001 + ISO 14001 como proveedor certificado de OHL (2020-2024) · directorio FEDEM
Para directores, facility managers y responsables de operaciones
Un traslado de empresa no es una mudanza grande. Es una operación con fecha límite.
Lo que se juega no es el mobiliario: es la actividad. Cada hora que un departamento no puede trabajar, una línea que no atiende o un servidor que no arranca tiene un coste que ningún presupuesto de mudanza compensa.
Por eso esta página no habla de cajas. Explica cómo planificamos, cómo mantenemos la actividad, cómo controlamos cada activo desde que sale hasta que se firma en destino, y quién responde de cada decisión. Es el mismo método con el que llevamos 49 años trasladando oficinas, sedes institucionales, comercios y salas técnicas en Madrid.
1 · Planificación
Un traslado bien hecho se decide semanas antes de mover nada
El calendario típico de una oficina de 40 a 120 puestos. Para una tienda o un despacho pequeño se comprime; para una sede con sala técnica o varias plantas se amplía. Lo importante es que cada decisión tenga fecha y responsable.
- 90 días antes · Decisiones
Fecha objetivo y ventana (fin de semana, noche o fases), qué no puede parar, quién decide por tu parte, qué se traslada y qué se retira o se almacena, y presupuesto aprobado.
- 60 días · Visita técnica y plano
Medimos volumen, accesos, ascensores, muelles y piezas críticas en origen y destino. Con el plano de la nueva sede fijamos la asignación de puestos: es la base del etiquetado.
- 30 días · Calendario por fases
Orden de departamentos, permisos de carga y descarga, reserva de ascensores y muelles, coordinación con tu proveedor de IT y telecomunicaciones, comunicación interna a la plantilla.
- 7 días · Preparación
Reparto de kits y etiquetas por puesto, cierre del inventario de activos, confirmación de accesos y seguridad en ambos edificios, plan de contingencia revisado.
- Día del traslado
Equipo y vehículos por fase, jefe de proyecto en origen y en destino, inventario en tiempo real, montaje de puestos según plano y comprobación de cada zona antes de darla por terminada.
- Día siguiente · Puesta en marcha
Equipo de apoyo en la nueva sede para ajustes, incidencias y desembalaje pendiente; retirada del material de embalaje; acta de cierre con inventario firmado.
Las cinco decisiones que conviene tomar 90 días antes
Si tienes estas cinco respuestas, el resto es ejecución.
- Accesos, ascensores y horarios de las dos propiedades: qué permiten y cuándo.
- Inventario de mobiliario, equipos informáticos y documentación, con lo que se traslada, se retira o se almacena.
- Orden por departamentos y destino de cada puesto sobre el plano.
- Qué no puede detenerse y durante cuánto tiempo puede estar cada área sin operar.
- Responsables y plan de contingencia: quién decide por cada parte y qué pasa si algo se retrasa.
Qué obtienes de la visita técnica
- Volumen real y número de vehículos, personal y jornadas.
- Piezas críticas identificadas: servidores, cajas fuertes, mobiliario técnico, arte, archivo.
- Restricciones de acceso y necesidades de plataforma elevadora o grúa.
- Presupuesto firme por escrito con cronograma, equipo asignado y seguros.
2 · Continuidad de la actividad
El objetivo no es acabar rápido. Es que nadie deje de trabajar.
Un traslado corporativo se diseña desde la actividad hacia la logística, no al revés. Primero se decide qué debe seguir funcionando y con qué margen; después se construye el calendario que lo hace posible.
Traslado por fases
Se mueve por departamentos o por plantas, no todo a la vez. Las áreas que no pueden interrumpirse (atención al cliente, sistemas, dirección, caja) salen las últimas de origen y son las primeras en quedar operativas en destino. Mientras una fase se traslada, el resto sigue trabajando.
Ventana fuera del horario laboral
Viernes tarde a lunes por la mañana es la ventana estándar; también noches y festivos. El lunes cada persona encuentra su mesa, silla, cajonera y pantalla en el puesto asignado, y sus cajas identificadas al lado. La reconexión de equipos se coordina con IT para que el arranque no dependa de la mudanza.
Plan de contingencia
Antes de empezar se documenta qué ocurre si un ascensor falla, si un vehículo se retrasa o si una fase se alarga: personal y vehículo de reserva, orden alternativo de fases y un teléfono único operativo durante toda la ventana. Las decisiones se toman con el responsable que hayas designado, no se improvisan.
- Áreas que no pueden parar y tiempo máximo de interrupción admisible para cada una.
- Orden de las fases y hora límite de cada una.
- Quién autoriza cambios sobre la marcha por tu parte y por la nuestra.
3 · Inventario y etiquetado
Cada activo tiene un código, un destino y dos firmas
El inventario es lo que convierte una mudanza en una operación controlada. Se levanta en la visita técnica, se cierra una semana antes y se comprueba en tiempo real el día del traslado.
- Código por puesto y departamento. La etiqueta de cada mueble, contenedor o equipo indica planta, zona y puesto de destino sobre el plano. El montaje en destino no necesita preguntar a nadie.
- Registro de activos. Mobiliario, pantallas, equipos, cajas fuertes, obras de arte y archivo quedan numerados; los activos de valor se declaran individualmente a efectos de seguro.
- Doble firma. Inventario firmado en origen al cargar y en destino al entregar. Cualquier incidencia se documenta con fotografía en el momento, no días después.
- Trazabilidad para tu control interno. Al cierre recibes el inventario final: sirve a facilities para el registro de activos y a administración para la contabilidad.
Qué se inventaría en una oficina tipo
- Puestos de trabajo completos: mesa, silla, cajonera, pantalla, periféricos.
- Salas de reuniones, mobiliario de dirección y zonas comunes.
- Archivo activo e histórico, por contenedor precintado.
- Equipos informáticos y de comunicaciones, por unidad y con etiquetado de cables.
- Cajas fuertes, mobiliario técnico, plantas, decoración y obras de arte.
- Lo que no se traslada: retirada a vertedero autorizado con justificante, entrega a la entidad que designes o depósito en guardamuebles.
4 · Embalaje profesional
El material adecuado para cada cosa, y claro quién embala qué
El embalaje de oficina no es el de una vivienda: hay volumen, hay prisa y hay equipos sensibles. Se resuelve con materiales específicos, estaciones de embalaje por zona y una regla sencilla sobre responsabilidades.
Materiales por tipo de activo
- Contenedores reutilizables con tapa para archivo y contenido de puesto: apilables, sin montar cajas.
- Cajas de archivo normalizadas para documentación que va a guardamuebles.
- Mantas, film y cantoneras para mobiliario; jaulas y fundas para pantallas.
- Bolsas antiestáticas y espuma para equipos informáticos; cajas de cuadro para arte y rotulación.
Quién embala qué
- Nosotros: mobiliario, zonas comunes, archivo, equipos y todo lo que requiera desmontaje o protección técnica.
- Cada empleado: solo el contenido de su cajonera y su mesa, con el kit y las etiquetas que entregamos una semana antes, siguiendo una guía de una página.
- IT: apagado y desconexión lógica; nosotros el resto.
Desmontaje, montaje y retirada
- Desmontaje y montaje de puestos, mamparas, salas y mobiliario técnico con el herraje conservado por pieza.
- Montaje en destino según plano; comprobación por zona antes de dar la fase por cerrada.
- Retirada del material de embalaje al terminar y recogida de contenedores reutilizables en fecha acordada.
6 · Documentación y confidencialidad
Custodia documentada, de estantería a estantería
Contratos, expedientes, historias clínicas, archivo notarial o de personal: la documentación se trata como lo que es, un activo sujeto a normativa. El traslado deja rastro de quién lo ha tenido en cada momento.
- Contenedores precintados y numerados, con el orden del archivo conservado para que la reubicación en destino sea inmediata.
- Cadena de custodia: inventario firmado en origen y en destino, personal identificado y formado en protección de datos.
- Acuerdo de confidencialidad con tu departamento legal antes de la visita cuando el material lo requiere.
- Archivo que no vuelve a la oficina: depósito inventariado en guardamuebles o retirada a vertedero autorizado con justificante, según decidas.
Sectores en los que este protocolo es habitual
7 · Horarios especiales y accesos
Noches, fines de semana y festivos: la norma, no la excepción
Casi ningún traslado de empresa se hace en horario de oficina. Trabajar fuera de hora exige resolver antes permisos, accesos y seguridad en las dos propiedades.
Ventanas de trabajo
Noche entre semana para fases pequeñas; fin de semana completo para el grueso; festivos y puentes para sedes grandes. La ventana se elige por la actividad que hay que proteger, no por la comodidad logística.
Permisos y vía pública
Gestionamos la reserva de espacio para carga y descarga y los permisos municipales cuando el edificio no dispone de muelle, y coordinamos con la comunidad o la propiedad el uso de ascensores y zonas comunes.
Seguridad del edificio
Lista de personal y vehículos entregada con antelación a seguridad de ambos edificios, acceso por muelle o ascensor de carga reservado, y protección de suelos, esquinas y ascensores durante la operación. Con plantas altas sin ascensor adecuado, plataforma elevadora.
8 · Guardamuebles y almacenamiento temporal
Cuando la nueva sede no está lista, o sobra más de lo que cabe
Una reforma que se alarga, un traslado en dos fases, mobiliario que no encaja en el nuevo plano o archivo histórico que no debe ocupar metros de oficina. En todos esos casos el guardamuebles forma parte del plan, no es un apaño.
- Depósito temporal durante obras o reformas, con entrada y salida programadas en el calendario del traslado.
- Contenedores individuales e inventario: se sabe qué hay en cada uno y se puede recuperar una parte sin mover el resto.
- Acceso concertado y seguro durante todo el depósito; facturación mensual clara.
- Mobiliario sobrante: se almacena mientras se decide su destino o se retira a vertedero autorizado o se entrega a la entidad que designes, con la lista de destinos y fechas que nos facilites.
Casos habituales en empresas
- Reforma de la sede actual con la plantilla reubicada temporalmente.
- Traslado escalonado a una sede que se entrega por plantas.
- Archivo histórico con obligación de conservación pero sin consulta frecuente.
- Stock de mobiliario y equipos para futuras aperturas o incorporaciones.
- Cierre de una delegación con activos pendientes de decisión.
9 · Coordinación
Un solo responsable de nuestra parte. Uno de la tuya.
Las mudanzas de empresa fallan en las costuras: entre la propiedad, IT, recursos humanos, seguridad y el transportista. Nuestro trabajo es que esas costuras las gestione una sola persona con autoridad para decidir.
1Reunión de arranque
Con tu facility manager, IT, RRHH y seguridad de ambos edificios. Salen el calendario por fases, los responsables y el plan de contingencia.
2Seguimiento
Reporte con avance, incidencias y decisiones pendientes en cada fase. Nada queda en una conversación de pasillo.
3Durante la operación
Jefe de proyecto en origen y en destino, un teléfono único operativo toda la ventana y decisiones tomadas con tu responsable designado.
4Cierre
Acta de cierre con inventario firmado, incidencias resueltas y las pendientes con fecha. Retirada de embalaje y recogida de contenedores.
Con quién coordinamos habitualmente: dirección general o de operaciones, facility management, IT y telecomunicaciones, recursos humanos y comunicación interna, seguridad y propiedad de los dos edificios, y proveedores de mobiliario o de obra cuando el traslado coincide con una reforma.
Algunos traslados corporativos que hemos coordinado
Selección con autorización pública del cliente. Referencias completas en la visita técnica bajo acuerdo de confidencialidad.
Colegio de Procuradores de Madrid
Traslado íntegro de sede colegial con archivo notarial confidencial. Coordinación con equipo de guardia del edificio y protocolo de custodia de datos. «Referencia disponible bajo consulta».
4 embajadas en Madrid
Cuatro embajadas confían en Procoex para el traslado de sedes diplomáticas, residencias oficiales y colecciones institucionales. Coordinación con protocolo, exención aduanera y seguro extendido para bienes culturales. «Nombres bajo NDA — referencia disponible en visita».
Más casos disponibles bajo NDA
Trabajamos con clientes corporativos y tecnológicos cuya identidad protegemos por acuerdo de confidencialidad. Podemos compartir referencias de tu sector en una llamada exploratoria.
Pedir referencias del sector →Otros clientes con referencia disponible bajo NDA: CSIC · Telefónica · Repsol · Indra · BBVA · Santander · Mapfre · Ayto. Madrid · Amazon · Inditex
Presupuesto orientativo por tamaño de oficina
Cuatro rangos habituales según puestos y metros. Cada rango tiene un equipo, un plazo y una operativa distinta; el precio se cierra tras la visita técnica gratuita y es válido 15 días.
Hasta 100 m² · 1 furgón · 2-3 mozos · 1 jornada
100-400 m² · 2 vehículos · 4-6 mozos · 1-2 jornadas · fin de semana
400-1.200 m² · 3-4 vehículos · 8-12 mozos · fases escalonadas + jefe de proyecto
1.200 m²+ · multi-sede · coordinación IT/RRHH · plan de continuidad · SLA firmado
Presupuesto firme y por escrito · válido 15 días · sin cargos ocultos
Contrato conforme a la Ley 15/2009 de Contrato de Transporte Terrestre. Adheridos al Sistema Arbitral de Consumo: cualquier discrepancia se resuelve sin juicio ni coste para tu empresa.
Preguntas frecuentes de facility managers y responsables de operaciones
¿Cómo trasladáis una oficina sin detener la actividad?
Dividiendo el traslado en fases por departamentos y usando ventanas fuera del horario laboral. Los equipos que no pueden parar (atención al cliente, sistemas, dirección) se mueven los últimos en origen y se instalan los primeros en destino, con el puesto de trabajo completo y comprobado antes de que llegue la persona. Se define por escrito qué no puede interrumpirse y cuál es el plan de contingencia si algo se retrasa.
¿Podéis trabajar solo en horario nocturno o de fin de semana?
Sí. Es lo habitual en mudanzas de oficina: salida el viernes al cierre y equipo trabajando el lunes por la mañana en la nueva sede. Trabajamos también de noche y en festivos. Planificado con antelación, el coste de la ventana especial es razonable.
¿Trasladáis servidores y equipos informáticos en producción?
Sí. Coordinamos con tu proveedor IT o con tu equipo interno el apagado, el etiquetado de cables, el embalaje antiestático, el transporte con sujeción y amortiguación y la reconexión física en destino según el plano. Podemos esperar al apagado y estar listos en cuanto tu técnico dé la señal. Las salas técnicas y CPD tienen un servicio específico.
¿Podéis guardar mobiliario y archivo mientras dura una reforma?
Sí. Nuestro guardamuebles en Madrid admite depósitos temporales de mobiliario, archivo y equipamiento durante una obra, un traslado por fases o mientras se decide qué se conserva. Cada depósito va inventariado y en contenedores individuales, con acceso concertado y seguro.
¿Cómo garantizáis la confidencialidad de la documentación?
Personal formado en protección de datos, contenedores precintados y numerados, inventario firmado en origen y en destino y cadena de custodia documentada. Firmamos un acuerdo de confidencialidad con tu departamento legal cuando el material lo requiere: contratos, expedientes, historia clínica o archivo notarial.
¿Con cuánta antelación hay que contratar un traslado de oficina?
Para una oficina mediana, entre cuatro y seis semanas permiten planificar bien; una sede grande o con salas técnicas se organiza mejor con dos o tres meses. Con menos plazo también trasladamos, pero se reduce el margen para escalonar fases y reservar las mejores ventanas.
¿Qué necesitáis de nuestra parte?
Un interlocutor con capacidad de decisión, el plano de destino con la asignación de puestos, la lista de equipos y activos críticos, el contacto de IT y de seguridad del edificio, y las normas de acceso de ambas propiedades. Nosotros ponemos el jefe de proyecto, el calendario, el sistema de etiquetado y el kit de embalaje para cada empleado.
¿Facturáis con condiciones B2B (30-60 días)?
Sí, gestionamos condiciones de pago habituales del mercado B2B: 30 días, 60 días, pago fraccionado o factura por hitos. Trabajamos con administración pública y grandes cuentas.
¿Podéis gestionar también la retirada de mobiliario obsoleto?
Sí. Retiramos el mobiliario, el cableado y los equipos que no se trasladan y los llevamos a vertedero autorizado, con justificante documental. Si prefieres donarlos, también los entregamos, pero la gestión de la donación es tuya: nos facilitas la lista cerrada de qué se dona, a qué entidad, dónde y cuándo hay que entregarlo, y lo incluimos en el calendario del traslado.
¿Por que nos eligen nuestros clientes?
Procoex utiliza los mejores materiales y personal técnicamente preparado para todas sus mudanzas.
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Nuestros números
Que dice la gente de Nosotros?
Gracias a todo el equipo de Procoex por lo bien que han hecho la mudanza de mi apartamento. Repetiré sin duda.
Me costó decidirme por el gran numero de empresas que existe, pero acerté con vosotros. Mil gracias por todo.
Buscaba una solución seria y rápida y fue exactamente lo que conseguí con Procoex. Empresa de mudanzas 100% recomendable. Muchas gracias.
En nombre de todo el personal de nuestra empresa, gracias por el gran trabajo que habeis realizado. Todo salió a la perfección.
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